L’Ajuntament tindrà totalment implantada l’administració electrònica el mes de novembre

Ha col·laborat, com a municipi pilot, amb el Consell Comarcal i el grup d’arxivers del Baix Empordà, en el desenvolupament d’un programari de gestió documental i tramitació electrònica que podran utilitzar altres municipis de la comarca

(11.10.16) L’Ajuntament de Torroella de Montgrí està enllestint la fase final de la implementació de l’administració electrònica, un pas que en breu representarà deixar de banda totalment el paper. El treball intern per adaptar-se a aquest nou model de tramitació administrativa es va iniciar fa més d’un any i els darrers mesos s’estan intensificant les sessions de formació interna entre els treballadors municipals, per tal de poder utilitzar el nou programari i entendre, també, el canvi de fons històric que representarà el pas del model tradicional a l’electrònic. Així doncs, el mes de novembre l’Ajuntament estarà totalment preparat per funcionar d’acord amb els requeriment de l’administració electrònica i qualsevol ciutadà, estigui obligat o no, s’hi podrà relacionar electrònicament.

Municipi pilot
Per poder implementar l’administració electrònica, l’Ajuntament de Torroella de Montgrí ha establert una col·laboració estratègica amb el Consell Comarcal del Baix Empordà. L’ens comarcal ha desenvolupat un programari propi de gestió documental i tramitació electrònica, que també podran utilitzar, en un futur, altres municipis que ho sol·licitin. En aquest sentit, Torroella de Montgrí ha esdevingut un municipi pilot en el desenvolupament d’aquesta eina, en la qual també hi ha tingut un paper important el grup d’arxivers del Baix Empordà, que ha elaborat el quadre de classificació de la documentació de l’eina. Per la seva banda, l’arxiu local ha assumit la coordinació de la implementació de l’eina a l’ajuntament. L’alcalde, Josep Maria Rufí, recorda que aquest treball conjunt permetrà que l’Ajuntament de Torroella de Montgrí sigui dels primers de Catalunya en estar plenament adaptat a la nova llei de tramitació electrònica.

L’Ajuntament, conscient d’aquesta nova realitat, fa molt temps que treballa en l’avenç telemàtic de la tramitació administrativa. Per això, ja oferia un important nombre de tràmits a través de la seu electrònica municipal. També utilitzava el servei de tauler electrònic i els proveïdors poden trametre factures electròniques. No obstant això, durant aquest mes de novembre tota la relació entre la ciutadania i l’Ajuntament, i entre l’Ajuntament i altres Administracions, es començarà a fer electrònicament.

L’alcalde, Josep Maria Rufí, ha assegurat que «l’Ajuntament s’ha pres aquest canvi profund amb molta seriositat i com una oportunitat per millorar els processos interns. Per això, ja fa molts mesos que es va iniciar el procés d’adaptació cal que estableix l'aplicació de la Llei 39/2015, de procediment administratiu comú de les administracions públiques, que va entrar en vigor el 2 d’octubre, i que inclou una sèrie de canvis d’obligat compliment».

Alguns d’aquests requeriments tenen un horitzó temporal proper, altres permeten més temps d'implantació (el registre electrònic d'apoderaments, registre electrònic, registre d'empleats públics habilitats, punt d'accés general electrònic de l'Administració i arxiu únic electrònic produiran efectes als dos anys de l'entrada en vigor, és a dir, el 2 de octubre de 2018) , però tots, d'una manera o altra, passen per eliminar la tramitació en suport paper i donar exclusivitat a la tramitació amb suport electrònic. L’objectiu és aconseguir una administració més propera al ciutadà, més àgil, eficient i innovadora, que respongui als nous reptes.

Tot i que el treball d’implementació del programari necessari està en la seva recta final, pendent de petits detalls per concloure tot el procés, en aquests moments tota la tramitació administrativa interna s’està fent telemàticament. Des del 2 d’octubre, quan un ciutadà entra una instància al registre municipal en paper, aquesta s’escaneja, se li retorna i segueix tot el seu curs de manera electrònica.

Una important novetat de la llei és que el dissabte passarà a ser dia inhàbil amb la finalitat d'unificar els criteris dels terminis administratius amb els que estableix la via judicial.

Relacions electròniques obligatòries i no obligatòries

Tal com determina la Llei, des del 2 d’octubre, hi ha un determinat grup de casos en què estaran obligats a relacionar-se a través de mitjans electrònics amb les administracions públiques per a la realització de qualsevol tràmit d'un procediment administratiu: persones jurídiques, entitats sense personalitat jurídica, persones que exerceixin una activitat professional per a la qual es requereixi col·legiació obligatòria, les que representin a un obligat i els empleats públics.

D'altra banda, l'obligatorietat de les persones jurídiques de relacionar-se amb les administracions per mitjans electrònics no és d'aplicabilitat a les persones físiques, que podran optar per relacionar-se amb les administracions per mitjans electrònics o per mitjans tradicionals. No obstant això, totes les notificacions que es practiquin en paper es posaran a la seu electrònica perquè l’interessat pugui accedir al contingut de les mateixes de manera voluntària.

Identificació digital

A partir d’ara, tothom que ho desitgi tindrà accés a tots els tràmits de l’Ajuntament amb la possibilitat de fer-los de forma telemàtica. També es podrà consultar l’estat d’una sol·licitud feta per Internet o l’OAC i aportar documentació, si fos requerida. Una altra de les novetats serà la possibilitat de fer notificacions electròniques amb totes les garanties jurídiques.

Per fer servir aquests serveis en línia serà obligatori disposar d’identificació digital, tal com recull la Llei 39/2015 de Procediment Administratiu Comú. Seran vàlids els certificats més comuns, com l’eDNI o els emesos per la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o l’Agència Catalana de Certificació, entre d’altres. L’Ajuntament de Torroella de Montgrí ha sol·licitat ser seu autoritzada per expedir certificats digitals. Mentrestant, el lloc més proper per obtenir-lo és al consell comarcal.